忙しさの迷宮から抜け出し、本当の成功を掴むための「働き方改革」
「毎日が戦場のように忙しいのに、なぜか手応えがない…」
もしあなたがそう感じているなら、それは決して珍しいことではありません。時間に追われ、リソース不足に悩み、「チャンスがない」と口にしてしまう日本のビジネスパーソンは少なくありません。しかし、それは本当に「言い訳」なのでしょうか？
この閉塞感を打ち破り、真の成功へと歩みを進めるためのヒントが、世界的なビジネス誌の研究から見えてきました。本記事では、なぜ多くの管理職が「ただ忙しいだけの非効率な働き方」に陥ってしまうのかを紐解き、そこから抜け出すための具体的な戦略を、私たち日本人が共感しやすい言葉でご紹介します。
「忙しい」があなたを支配していませんか？
ある研究によると、実に90%ものリーダーが、際限なく押し寄せる「やること」に追われ、時間と生産性を無駄にしていると言います。なぜ、これほど多くの人が「非効率の罠」にはまってしまうのでしょうか？
それは、私たちが「やらなければならないこと」（要求）と「やった方が良いこと」（要請）の区別を見失い、仕事の主導権を握れていないと感じてしまうからです。「自分にはどうすることもできない」という錯覚が、私たちを忙しさの迷宮へと誘い込んでしまいます。
しかし、この状況は変えられます。もし私たちが、目の前のチャンスをしっかりと捉え、自分の判断を信じ、そして会社の目標と個人の目標を一致させながら着実に実行する方法を身につけることができれば、この悪循環から抜け出すことができるのです。
その鍵となるのは、「本当に大切なことを見極め、それを守り抜き、行動を起こすこと」です。戦略的に目標を達成し、たとえリソースが足りなくても工夫を凝らし、小さな成功を積み重ねていく。そして、もし最初の計画がうまくいかなくても、次の手を用意しておく柔軟さも大切です。
私たちが仕事の「運転席」に座るために
私たちは皆、充実したキャリアを築き、会社に良い影響を与えたいと願っています。自分の働き方を自分で律し、意図的に戦略的な行動を取る方法を理解すれば、私たちは仕事に「振り回される側」ではなく、「コントロールする側」になることができます。その結果、会社には目覚ましい成果が、私たちには価値ある人生がもたらされるでしょう。
過去5年間にわたり、様々な業界の数百人もの管理職を調査した結果、驚くべき事実が判明しました。明確な計画や目標、そして仕事をやり遂げるための知識を持っているにもかかわらず、90%もの人が時間と生産性を無駄にしているというのです。
彼らは「自分には十分な自由も裁量もない」と信じ込んでいるため、非効率の罠から抜け出せないでいるのです。しかし、自ら積極的に行動できる能力こそが、真に成功する管理職に不可欠な資質なのです。
仕事で結果を出す人が実践する「3つの習慣」
多くの場合、管理職が「絶対にやらなければならない」と思い込んでいる仕事は、実は見直しや改善の余地があるものです。研究で繰り返し明らかになるのは、多くの管理職が「もっと自由に仕事がしたい」と不満を漏らす一方で、彼らの上司は「もっと積極的にチャンスを掴んでほしい」と不満を感じているという、なんとも皮肉な状況です。
私たちが実際に観察した、本当に仕事のできる管理職は、往々にして信念が強く、自分の判断を信じ、会社の目標と個人の目標を長期的な視点で追求しています。彼らはまた、古い常識にとらわれず、仕事の主導権を握ることで、以下のことを学び、効率を高めています。
1. あらゆる方向からの「やること」を上手に管理する
多くの管理職は、四方八方から押し寄せる仕事に追われていると感じています。「自分がいないと何も進まない」という錯覚に陥り、実際に存在する、あるいは勝手に想像した仕事の対応に一日中忙殺され、自分の判断力を軽視しがちです。
しかし、効率的な管理職は違います。彼らは、仕事のタスクや主要な関係者の期待を積極的にコントロールし、ただ目の前の火を消すだけでなく、戦略的な目標達成を目指します。
2. 限られた「リソース」を自ら生み出す
一般的な管理職の多くは、上司からの指示を忠実に守り、決められた予算や人員の範囲内で仕事をこなそうとします。その結果、「これでは何もできない」という、自分自身を縛りつけるような思考に陥ってしまいます。
これとは対照的に、効率的な管理職は、本当にそれが制約なのか、それとも思い込みなのかを見極め、それを乗り越えるための独創的な戦略を考え出します。 彼らは長期的な計画を立てて実行し、時には何かを諦めたり、ルールを破ることもいとわず、制約を回避して目標を達成します。
3. 常に「次の手」を用意し、活用する
平凡な管理職は、会社全体のビジネス戦略を深く理解していないため、新しいアイデアを提案することが苦手です。
しかし、効率的な管理職は違います。彼らは、会社全体の戦略を常に意識しながら、自身の専門知識を磨き、活用することで、特定の状況に対して多様で革新的なアプローチをいくつも考え出すことができます。
要するに、本当に仕事のできる管理職は、目の前の個々のタスクや仕事だけに目を奪われることなく、会社全体の発展と自身のキャリアという大きな視点を持っているのです。
これは言葉にするとシンプルに聞こえますが、実際に行動に移すのは難しい場合があります。特に、「権限委譲」を掲げながらも、社員が自分の意志で行動することを実際には推奨しない会社も存在します。例えば、立ち上がったばかりのベンチャー企業は、長期的な目標をじっくりと考える余裕もなく、社員をただ目の前の仕事に巻き込むことがあります。
また、一部の企業文化は、たとえ会社に深刻な問題があっても「現状維持」を好みます。このような環境では、管理職は受け身の思考に陥り、「自分が何か行動を起こしても、無視されるか抑えつけられるだけだ」と考えがちです。
しかし、多くの場合、管理職が意図的に行動するのを妨げているのは、環境ではなく、彼ら自身の考え方なのです。私たちは、管理職が自身の可能性を信じ、真に変化を起こす方法を学ぶことができると発見しました。
「忙しい」を卒業するための具体的なステップ
1. 仕事の「やること」を自分で管理する：Aさんの教訓
誰もが「仕事が多すぎて時間が足りない」と不平を言いますが、実際には、一日中雑務に追われているだけでは、ただ忙しいだけで成果は出ません。優先順位を決めてそれをやり遂げるよりも、「目の前の火を消す」働き方の方が楽に見えますが、実は、自分の責任範囲と優先順位をしっかり決めている管理職の方が、慌ただしく働く管理職よりもはるかに大きな成果を最終的に生み出します。
慌ただしい習慣を改めるには、管理職は「自分がいなければ仕事が回らない」という思い込みを捨てる必要があります。 互いに影響し合う仕事の関係の中で、ほとんどの管理職は、自分が他の人々にとって非常に重要だと考えがちです。
彼らは、上司（または顧客）の期待に応えようとしたり、部下のために不安を感じたりすることで、「良い上司は常に余裕がある」という誤った考えに囚われてしまうことがあります。
最初は、誰かに頼られることを心地よく感じるかもしれません。特に新しい役職に就いたばかりの頃はそうです。忙しくなればなるほど、自分の価値を感じられるようになるものです。
しかし、やがて状況は手に負えなくなり、多くの管理職は最終的に燃え尽き、失敗を認めることになります。これは、自分のやるべきことに時間を割けなかっただけでなく、全ての人を喜ばせようとした結果、結局誰も喜ばせることができなかったからです。
大手コンサルティング会社で昇進したAさんは、まさにこの罠にはまっていました。昇進後、彼女は複数のプロジェクトを同時にこなし、チームリーダーを務め、さらに会社の運営業務にも積極的に参加しなければなりませんでした。Aさんはこれらの全てのタスクに深く関わりました。
彼女は2つの重要なクライアント案件を進めながら、会社の採用活動を共同で担当し、社内研究プログラムに参加し、複数の若手社員の指導にあたり、750人が参加する会社のイベントを主催し、社内研修に参加し、さらには新しいプロジェクトの支援も依頼されました。
彼女が担当した3つのプロジェクトチームからの最初の評価は、同期の中で下から2番目でした。Aさんは、「自分がいなければ」という思い込みが、実は自信のなさから来ていることに気づきました。「同僚から『協力的ではない』と思われるのが怖くて、誰の頼みも断ることができませんでした。
お客様からの会議の依頼も一度も断ったことがありませんでした」と彼女は私たちに語りました。「私はただ、他人が私にやってほしいと思うことをやっていただけで、自分が得意なこと、最も重要なこと、そして自分ができることは何なのかを全く考えていませんでした。」
Aさんが「ただ忙しいだけの管理職」から「効率的な管理職」へと変わる第一歩は、自分が会社で何を達成したいのか、その明確なビジョンを持つことでした。それは、パートナーになることでした。このビジョンを設定することで、彼女はその役職での自分の役割を具体的にイメージできるようになりました。彼女は、これまでの3〜6ヶ月先だけを戦略的に考える習慣を改め、1〜5年先を見据えた戦略的思考へと移行しました。
このような長期計画を持つことで、Aさんは一連の長期目標と優先順位を設定できるようになりました。すぐに、彼女は自分の成長を自分でコントロールできるようになりました。
例えば、彼女は以前、次々と企業銀行業務の案件を引き受けていましたが、実はそれに本当の興味はありませんでした。そこで彼女は、本当に好きな企業経営の実践に焦点を当てることを決意しました。Aさんは、自身の全体計画に短期、中期、長期の責任を組み込んだ個人計画を策定しました。これにより、以前のように日々様々な依頼に対応するよりも、仕事に対してより意欲的で情熱的になったと感じました。
最終的に、Aさんは自分の時間を自分で管理できるようになりました。彼女は、もし誰にでも「はい」と言っていたら、本当に彼女を必要としている人々を助けることができなくなると気づいたのです。
彼女は、クライアントやチームメンバーに割く時間を優先的に考えるようになりました。秘書の助けを借りて、彼女は自分の仕事の流れを簡素化しました。以前は秘書が会議のスケジュールを一時的に組んでいましたが、今ではAさん自身がスケジュールを管理し、どの会議に参加すべきかを自分で決められるようになりました。
彼女はまた、年間を通して仕事の忙しさが変化するパターン、例えば秋は出張が少ない時期であるため、週に半日を長期プロジェクトに充てるなど、そのリズムを意識するようになりました。
そして最後に、Aさんは効率的な管理職の持つ逆説的な秘訣に気づきました。それは、本当に重要な目標を早く達成するためには、時には立ち止まって、全体像を把握する必要があるということです。驚くべきことに、彼女が上司、顧客、部下に「できません」と伝えたとき、彼らは皆、彼女の判断を尊重してくれたのです。
他人の「やること」に全て応えるのをやめた後、Aさんは、自分が引き受けると決めた「やること」に、より適切に応え、管理できるようになりました。彼女はより積極的になり、例えば、自分の目標や考えを示すことで、他人からの期待にも良い影響を与えるようになりました。彼女は常に最も重要な仕事に焦点を当て、そのパフォーマンスは皆の予想をはるかに上回りました。
わずか1年後、彼女は同期の中で下から2番目だった評価が、上から2番目になったのです。
2. リソースを自ら「生み出す」：Bさんの戦略
「時間がない」という不満に加え、多くの管理職は「人が足りない」「予算や設備がない」「会社のルールに縛られている」と訴えます。彼らは限られたリソースで業務を遂行しようと奮闘しますが、中には壁にぶつかって挫折する人もいれば、あっさり諦めてしまう人もいます。
しかし、長期的な計画を立て、ゆっくりと着実に、そして戦略的な方法で目標を達成する管理職は、最終的に必要なサポートを得ることができます。
1994年、Bさんは自動車会社を退職し、ある航空会社の企業管理・人事開発担当役員に就任しました。彼は当時、様々な困難な制約に直面していました。会社は戦略的なコスト削減プログラムを実施しており、すべての部門に対し、今後5年間で年間総支出を4%削減するよう求めていました。
従業員の間では、このプログラムは、電気代などの最低限の支出以外はすべて禁止されると一般的に理解されていました。さらに、会社の人事プロセスは混乱しており、例えば、通常の問い合わせへの対応に数ヶ月かかることが多く、契約書には誤字が頻繁に見られるなど、これらの問題は何年もの間、同部門に存在していました。
Bさんと同じような立場にあるほとんどの管理職にとって、目標はシンプルだったはずです。コストを増やさずに人事部門を最低限機能させ、これ以上悪化させないようにし、そして給料をもらうこと。
しかし、Bさんにはそれ以上の大きな野心がありました。彼はその会社に入社したとき、国内で最高の人事組織を創設するという夢を抱いており、それがこの元国営企業を世界クラスの航空会社にするだろうと考えていました。特に、彼は国内初の企業大学であるビジネススクールを設立したいと考えていました。
彼は、その学校が従来の教育モデルをはるかに超え、管理職研修と開発にまで拡大し、会社の戦略という要素を組織開発と個人開発とより密接に結びつけることを構想していました。そのカリキュラムには、大学院レベルと学位を持たない管理職向けのコースが含まれ、専門家や多国籍企業のリーダーによって設計、組織、評価され、会社の管理職が最高のビジネス教育を受けられるようにするものでした。
この夢を実現するために、Bさんは、成果を段階的に獲得するための、秩序だった、巧妙で忍耐強いモデルを選択しました。まず、彼はそのビジネススクールをリーダーシップ開発のモデルとして描いた想像上の青写真を考案しました。
この建築的な構想、つまり一歩一歩築き上げるビジネスモデルは、Bさんが長期的な戦略実施計画を策定するのに役立ちました。彼にとって、人事の基本的なプロセスを整理することは、モデルの基礎を築くようなものでした。この作業が完了した後、彼は一連の開発プログラムを構築できるようになりました。
これらはそれぞれが柱のように、会社全体の企業戦略という「屋根」を支えるのに役立つという考えでした。Bさんが自身の計画を青写真として捉えたとき、彼はまた、「絶対に必要不可欠なもの」「あれば良いもの」「なくても良いもの」を区別することができ、最も重要で実現可能なことに集中することができました。
Bさんは、イメージを建設するには何年もの体系的な作業が必要であり、計画は柔軟でなければならないことを理解していました。彼は自身の構想の全体像を最初から語ることはありませんでした。なぜなら、莫大な総費用がほとんどの関係者を怖がらせてしまうだろうと考えたからです。
彼は、個々のプロジェクトや計画に対する人々の支持を段階的に確保し、それらを一つずつ完了させるというアプローチを取りました。
彼の次のステップは、構想した基盤を築くことでした。2年間で、Bさんは人事プロセスを再編し、あらゆる種類の問い合わせにタイムリーに対応できるようになり、効率を大幅に向上させました。会社の人事部門のひどい現状を考えると、誰も彼が期待に応えること、ましてや期待を超えることなど期待していませんでした。しかし、Bさんが達成した優れた業績は、皆を驚かせました。
すでに築かれた基盤の上に、Bさんは次に3番目のステップ、つまり各柱の建設に着手しました。彼は一連の研修プログラムを開始しました。その中には、管理職が互いに学び合うことができる包括的な開発プログラム、管理職研修生向けの独立プロジェクト、そして他社のベストプラクティスを模倣することに焦点を当てた大規模なプロジェクトなどがありました。
支出制限は乗り越えがたい障壁でした。Bさんは最高経営陣を説得し、彼らは研修室を他の会社に貸し出してこれらのプロジェクトの資金を調達することを許可しましたが、彼にはさらなる資金が必要でした。彼は、計画の推進速度と実施の程度には一定の制限があることを知っていました。
もし彼が強引すぎれば、間違いなく強い反発を招くでしょう。資金を申請する際、Bさんは同僚と比較して、自身の議論とデータがより十分に準備されていることを確認しました。財務責任者が彼の計画を拒否した後、彼は直接CEOのもとを訪れました。
対話は順調に進みませんでしたが、CEOは原則として企業大学プロジェクトの価値を認めました。「必ずやり遂げてください」と彼は最終的にBさんに言いました。「しかし、しっかりとやり、予算を超えないようにしてください。」
最終的に、CEOと取締役会のメンバーは、Bさんの開発プロジェクトがどのように互いに結びついているかを徐々に理解しました。その後、1998年3月、Bさんは他社が先手を打って独自の企業大学を設立しようとしていることを知ったとき、最後の一歩を踏み出しました。
他社に先んじさせないという決意を胸に、Bさんは取締役会にビジネススクール設立の要請を提出しました。取締役会は何の躊躇も議論もなく、すぐに同意しました。1ヶ月も経たないうちに、その航空会社はヨーロッパ初の企業大学を設立したのです。
このプロセス全体にはかなりの時間がかかりました。そして、この時間は、先述したように、目的意識を持ったBさん自身が勝ち取ったものです。Bさんは多くの困難を経験し、長い待ち時間を受け入れ、さらには計画の一部削減も受け入れました。彼は最初の2年間、企業大学計画を延期し、人事プロセスの整理に集中しました。
その後、彼は徐々に必要なリソースを獲得しました。当初、彼は利用できるリソースが非常に少なかったにもかかわらず、決して自信を失いませんでした。会社は、ビジネススクールがもたらした具体的なリターンを正確に計算したことはありませんが、最高経営陣は、投資をはるかに上回る収益が得られたと考えています。
3. 常に「次の手」を探し、活かす
平凡な管理職は、会社全体のビジネス戦略を深く理解していないため、斬新なアイデアを提案できません。これに対し、効率的な管理職は、「会社全体の戦略を常に意識しながら、自身の専門知識を磨き、活用する」ことで、特定の状況に対する多様で革新的なアプローチをいくつも考え出すことができます。 彼らは、現状維持に満足せず、常に最善の解決策を模索し、新しい可能性を追求します。
あなたも「仕事のできる人」になれる！
「自分には無理だ」「環境が悪いから仕方ない」と諦めるのは簡単です。しかし、研究が示すように、ほとんどの場合、私たちを妨げているのは環境ではなく、私たち自身の考え方なのです。私たちは、自分の潜在能力を信じ、真に変化を起こす方法を学ぶことができます。
さあ、今日から「ただ忙しいだけの非効率」を卒業し、本当の成功を掴むために、以下の3つの習慣を実践してみませんか？
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「やること」を徹底的に管理する： 全てに応じるのではなく、何が本当に重要かを見極め、時には「できません」と言う勇気を持ちましょう。あなたの時間とエネルギーは無限ではありません。
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リソースを創造的に生み出す： 限られたリソースを嘆くのではなく、既存の制約を打ち破り、新しいリソースを生み出すための独創的な方法を考えましょう。長期的な視点と粘り強さが鍵です。
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常に「次の手」を模索する： 会社の全体戦略を理解し、自分の専門知識を活かして、問題解決のための多様な選択肢を提案しましょう。
これらの習慣を身につけることで、あなたは仕事に振り回されるのではなく、仕事をコントロールできるようになります。そして、その先には、会社にとっての素晴らしい業績と、あなた自身の価値ある人生が待っていることでしょう。
